Behalten Sie den Überblick über alle Aktivitäten während des Ausschreibungsverfahrens, verhindern Sie Manipulationen und erhalten Sie einen lückenlosen Audit Trail.

Jede Einkaufssoftware, die ich kenne, enthält Informationen über Aktivitäten, die ein Manager leicht öffnen und überprüfen kann. Diese Activity Logs bzw. Änderungsprotokolle erfassen: wer die Ausschreibung geöffnet hat, wann genau, was genau und welche Änderungen vorgenommen wurden.

Oft handelt es sich um ganz natürliche und vollkommen legitime Tätigkeiten:

• eine menschliche Fehlerkorrektur,

• Präzisierung einer Information,

• Überprüfung des Status der Angebote und Benachrichtigung eines Lieferanten über einen Fehler,

• Änderung einer wesentlichen Anforderung und Verlängerung des Ausschreibungsverfahrens.

Es gibt jedoch auch Fälle, in denen eine Aktivität verdächtig wirken kann. Aus meiner eigenen Praxis:

• Ein interner Kunde hat einen „Blick“ in den Bietersaal geworfen und dann seinem bevorzugten Lieferanten „geflüstert“, wie die anderen dastehen. Und eine Stunde später war dieser Lieferant plötzlich der Beste!

• Ein Einkäufer fügte ein Kriterium hinzu (das die Lieferanten nicht sehen konnten) und das das Ergebnis in Richtung eines bestimmten Lieferanten lenkte.

• Lieferanten koordinierten ihre Angebote so ungeschickt, dass sie ihre Offerten immer im 15-Minuten-Abstand einreichten – von der teuersten bis zur günstigsten …

Ein guter Manager sollte wissen, auf welche Unstimmigkeiten er achten und wie er sie interpretieren muss. Vielleicht gibt es eine harmlose Erklärung – vielleicht aber auch nicht.

Wenn Sie der internen Revision eine Analyse der Activity Logs vorlegen, werden Sie für diesen Audit Trail auf jeden Fall gelobt.

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