Behalten Sie den Überblick über alle Aktivitäten während des Ausschreibungsverfahrens, verhindern Sie Manipulationen und erhalten Sie einen lückenlosen Audit Trail.
Jede Einkaufssoftware, die ich kenne, enthält Informationen über Aktivitäten, die ein Manager leicht öffnen und überprüfen kann. Diese Activity Logs bzw. Änderungsprotokolle erfassen: wer die Ausschreibung geöffnet hat, wann genau, was genau und welche Änderungen vorgenommen wurden.
Jede Einkaufssoftware, die ich kenne, enthält Informationen über Aktivitäten, die ein Manager leicht öffnen und überprüfen kann. Diese Activity Logs bzw. Änderungsprotokolle erfassen: wer die Ausschreibung geöffnet hat, wann genau, was genau und welche Änderungen vorgenommen wurden.
Oft handelt es sich um ganz natürliche und vollkommen legitime Tätigkeiten:
• eine menschliche Fehlerkorrektur,
• Präzisierung einer Information,
• Überprüfung des Status der Angebote und Benachrichtigung eines Lieferanten über einen Fehler,
• Änderung einer wesentlichen Anforderung und Verlängerung des Ausschreibungsverfahrens.
Es gibt jedoch auch Fälle, in denen eine Aktivität verdächtig wirken kann. Aus meiner eigenen Praxis:
• Ein interner Kunde hat einen „Blick“ in den Bietersaal geworfen und dann seinem bevorzugten Lieferanten „geflüstert“, wie die anderen dastehen. Und eine Stunde später war dieser Lieferant plötzlich der Beste!
• Ein Einkäufer fügte ein Kriterium hinzu (das die Lieferanten nicht sehen konnten) und das das Ergebnis in Richtung eines bestimmten Lieferanten lenkte.
• Lieferanten koordinierten ihre Angebote so ungeschickt, dass sie ihre Offerten immer im 15-Minuten-Abstand einreichten – von der teuersten bis zur günstigsten …
Ein guter Manager sollte wissen, auf welche Unstimmigkeiten er achten und wie er sie interpretieren muss. Vielleicht gibt es eine harmlose Erklärung – vielleicht aber auch nicht.
Wenn Sie der internen Revision eine Analyse der Activity Logs vorlegen, werden Sie für diesen Audit Trail auf jeden Fall gelobt.
Promitea ist eine einfache und intuitive Einkaufsplattform, die mit weitaus teureren Wettbewerbern mithalten kann. Und zusätzlich erhalten Sie Zugang zu unserem Know-how. Über echtes Procurement, das Ihnen echten Mehrwert bringt, sollten wir allerdings im persönlichen Gespräch sprechen.
Für überlastete Einkäufer ist es leicht, den Überblick über Fristen zu verlieren. Eine Ausschreibung endet heute, und das System meldet, dass bereits alle geantwortet haben.
Das ist eine völlig berechtigte Sorge. Sie sind Einkäufer und haben schon jetzt alle Hände voll zu tun – und sollen sich dann auch noch um irgendeine Einkaufssoftware kümmern?
Wenn jemand „Einkaufssoftware“ hört, denkt er oft an ein komplexes System, lange Schulungen, Handbücher, neue Regeln und zusätzlichen Aufwand.
Eine der größten Sorgen bei der Einführung einer neuen Einkaufssoftware lautet: „Alles sieht gut aus, aber wie sollen wir Promitea in unserem Unternehmen einführen? Unsere Einkäufer kennen sich damit nicht aus, die IT-Abteilung ist bereits überlastet, und zusätzliches Budget bekommen wir auch nicht.“
Rentabilität der Investition im ersten Jahr nach der Durchführung des Projekts.*
*Die geschätzten Renditen basieren auf realen Daten, die von unseren Kunden und ihren erfolgreich abgeschlossenen Projekten gesammelt wurden.
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