Kdy využít RFI, RFQ, e-aukce a kdy zkombinovat

Nákupní software Promitea nabízí tři základní typy výběrového řízení a jejich kombinace. Každý se hodí pro trochu jiný typ nákupního problému a určitě stojí za to si připomenout, kdy který použít. Není to žádná raketová věda.

RFI - Request for Information: Pokud vaše firma realizuje málo RFI, je něco špatně, protože RFI můžeme označit za průzkum trhu, "předběžné tržní konzultace s dodavateli" a slouží k ujasnění potřeby, identifikaci možných dodavatelů, vybroušení technické specifikace, získání informací o cenové hladině, atd. Nákupčí v této fázi ještě nechce pevnou cenovou nabídku ani přesné technické řešení, ale chce pochopit, co vlastně nakupuje a jaké možnosti trh nabízí. Promitea umožňuje celý tento proces elektronizovat a zpřístupnit všem členům mezioborového týmu, takže všichni vidí informace od dodavatelů v reálném čase a mohou s nimi pracovat. RFI bychom měli využít vždy, když nakupujeme něco poprvé nebo došlo k výraznému posunu požadavků nebo technologie.

Připravenost realizovat často RFI a schopnost provádět kvalitně RFI odděluje skvělé nákupčí od průměrných. Protože jen hlupák ví vše, kdežto chytrák si vždy nechá poradit. Doporučuji si nechat vyjet report o probíhajících RFI minimálně jedenkrát měsíčně (v Promitea se generuje automaticky o všech typech výběrových řízení).

RFQ - Request for Quotation: Jedná se o klasický proces výběrového řízení, kdy vypíšeme klasické poptávkové řízení, pozveme dodavatele do tendru, zašleme jim technickou specifikaci a komerční požadavky, získáme konkrétní nabídky, ty vyhodnotíme, vybereme nejlepšího dodavatele, předložíme své doporučení ke schválení a následně vytvoříme smlouvu a objednávku a nákup realizujeme. Poptávkové řízení může mít jedno nebo více kol, záleží na naší strategii. U nových nákupů typicky začínáme RFI, jakmile víme, co potřebujeme, vytvoříme finální specifikaci a realizujeme první kolo RFQ. Následně u větších nákupů s dodavateli jednáme o konečně ceně, technických a komerčních podmínkách ve druhém kole RFQ a u zásadních nákupů můžeme ještě realizovat E-aukci.

Pokud vaše firma realizuje všechna RFQ stejným způsobem, máte problém a necháváte peníze na stole. Moderní nákup je totiž založen na promyšlené nákupní strategii, která využívá všechny možnosti, jak získat hodnotu za peníze- někdy jsou to zapečetěné obálky a "jeden výstřel," jindy se jedná o několika kolové vyjednávání a někdy nejlépe funguje konkurenční mechanismus formou e-aukce. A u nejzásadnějších výběrových řízení byste měli využít celou paletu.

E-aukce: Před dvaceti lety to vypadalo, že elektronické aukce ovládnout svět firemního nákupu. Jejich potenciál se však naplnil jen u velmi specifických typů plnění: standardizované komponenty s vysokou přidanou hodnotou a velkým množstvím dodavatelů. Principem e-aukce je postupné snižování cen, jak dodavatelé soutěží o nejlepší nabídku (tržní mechanismus). Obvykle e-aukce probíhají v krátkém časovém rámci (cca 5-15 minut) a mohou být případně prodlouženy, při velkém konkurenčním boji. Lze soutěžit pouze na cenu nebo více-kriteriálně. Vedle tradičních aukcí existují i tzv. ticker aukce, které se využívají na méně konkurenčním trhu, kde dodavatelé nevidí nabídky konkurentů. Největší výhodou e-aukce je krátkost, transparentnost a využití konkurence. Ale nehodí se pro kritické a strategické komodity, kde e-aukce může pokazit vztah s dodavatelem.

Každá firma má nákupní kategorie, kde je e-aukce nejvhodnější. Pokud tento nástroj vůbec nevyužíváte, necháváte peníze na stole. Promitea nabízí standardizované šablony, jak nastavit e-aukci pomocí několika kliků.

Z předcházejících řádků je patrné, že formu poptávkového řízení je nutno velmi pečlivě promyslet vzhledem k nakupované kategorii, novosti nákupu, cílům zadavatele. Dobrý nákupní software musí nabízet tyto tři základní typy poptávkových řízení a jejich kombinaci.

Zavolejte a pobavme se, jestli Promitea je to správné řešení pro vaše poptávky.