Novinky ve verzi 3.10: DMS (Document Management System)

Kompletní seznam novinek ve verzi 3.10

DMS spolupracuje se všemi moduly Promitea. Jsou zde tedy ukládány např. dokumenty získané od dodavatele v rámci kvalifikace během registračního procesu.

Pokud zadavatel (nákupčí) požaduje od svých dodavatelů např. Certifikát ISO 9001, založí nejprve typ dokumentu. Zde určí, zda je třeba u tohoto dokumentu kontrolovat platnost. Pokud ano, Promitea vždy před ukončením doby platnosti automaticky rozešle upomínky – v tomto případě 14, 5 a 2 dny před ukončením platnosti certifikátu. Dále je možné přidělit schvalovatele (uživatel nákupní organizace), který po vložení dokumentu zkontroluje jeho náležitosti. Pro výměnu dokumentů mezi nákupčím a dodavatelem je nastavena dostupnost „Veřejný“. 

V DMS můžete zpracovávat i dokumenty s dostupností „Soukromý“. Ty jsou pak dostupné pouze uživatelům vaší organizace.

Pokud ve formuláři zaškrtnete políčko „Jeden dokument pro organizaci“, je automaticky kontrolováno, aby nedocházelo k duplicitě.

Hlavičku dokumentu můžete vytvářet pro dodavatele jednotlivě nebo pro více dodavatelů najednou.

Na následující obrazovce je příklad hlavičky dokumentu „Certifikát ISO 9001“, o vložení jsme požádali dodavatele „Obaco GmbH“.

Samotný dokument je možné vložit po kliknutí na tlačítko „Soubor“. Pokud by dodavatel neměl dokument k dispozici, zaškrtne políčko „Dokument není k dispozici“.

V záložce „Historie“ jsou uloženy všechny předchozí verze dokumentu.

Dodavatel je vždy informován e-mailovou notifikací, pokud je požádán o vložení dokumentu, dokument je schválen nebo zamítnut, blíží se doba konce jeho platnosti nebo platnost již vypršela.

Na následující obrazovce je přehled dokumentů evidovaných u organizace.