Kde dělají kolegové z veřejného sektoru chybu?

Představte si situaci, že jste ředitelem strategického nákupu a nakupujete mobilní služby (prakticky dokonalá komodita) pro 300 franšízových poboček, tzn. každá pobočka je separátní organizace, má trochu jiné požadavky, počet zaměstnanců, a bude platit sama.

Volíte mezi třemi možnostmi:

(1) necháte každou organizaci vysoutěžit mobilní služby samostatně,

(2) vytvoříte standardní šablony, metodiku, cenové analýzy a necháte každou organizaci, aby soutěž provedla v souladu s poklady.

(3) centralizujete výběrové řízení, standardizujete balíčky, vytvoříte strategii, kdy zakázku rozdělíte mezi dva uchazeče, např. 80 % nejlepší dodavatel a 20 % druhý dodavatel, maximálně zautomatizujete fakturaci a placení, dáte dodavateli cíl sledovat reálnou potřebu a upravovat balíčky ...

Já osobně bych u mobilních služeb zvolil možnost (3) a postupoval ve třech navazujících výběrových řízeních. V prvním kroku bych jen centralizoval, ale nic neměnil z hlediska požadavků uživatelů (nechcete se utopit v žabomyších válkách)- ušetřil jsem díky úsporám z rozsahu a nákladům na jednotlivé tendry. Ve druhém kroku jsem ve spolupráci s dodavateli provedl detailní analýzu na pozadí a optimalizoval a standardizoval - ušetřil jsem díky standardizaci. Ve třetím kroku jsem se zaměřil na procesní úspory a inovace, protože už jsem si vychoval v týmu experta, který toho o nákupu mobilních služeb ví více než dodavatelé ...

Předpokládejme, že jeden tendr stojí 20.000 Kč v administrativních nákladech (20 hodin práce zakázkáře a ostatních). Při 295 tendrech se dostáváme na úsporu 6 milionů ročně. Kdybychom na tarifech ušetřili díky centralizaci 1 % bavíme se o 10 milionech z každé miliardy. A kdybychom optimalizovali balíčky průměrně o 3 %, předpokládejme 30 milionu úsporu z každé miliardy. Velcí zadavatelé ušetří méně než ti malí ...

Dodavatelům samozřejmě současný stav vyhovuje, ale představte si ten boj, pokud by hrozilo, že díky mé strategii 80-20 ztratí objemy, protože zůstanou jen dva a jeden půjde pouze na 20 %. A v příštím tendru je zase vše otevřeno ...

Věřím, že podobně nízko visícího ovoce máme ve veřejném sektoru celou řadu. A není to vůbec administrativně složité, například v software Promitea, který se specializuje na soukromý sektor, je modul "centrální nákup," který uživatelům umožňuje snadno realizovat podobně centralizované tendry a to dokonce v několika zemích současně. (Jednotlivé pobočky v systému vyplní informace o současných požadavcích, software je agreguje do balíčků a dodavatelé v tendru nabízejí ceny dle balíčků (osobně bych zde volil e-aukci). Nákupčí se potom rozhodne, zda vyhraje jeden dodavatel nebo zakázku rozdělí dle balíčků nebo dokonce rozdělí balíček mezi několik dodavatelů.