Jak vybrat pro váš nákup optimální systém digitalizace?

Chcete-li digitalizovat vaše nákupní procesy, je důležité přihlédnout k celé řadě různých aspektů. Úmyslně nemluvíme o výběru „nejlepšího“ systému jako takového, ale o systému, který je pro vás funkčně a cenově optimální, to znamená nejlepší vzhledem k potřebám a možnostem vašeho nákupu.

V podstatě jsou dvě možnosti, jak nákup digitalizovat:

Pokud používáte ERP systémy jako SAP, Oracle, Infor atd. nebo ERP systém domácího dodavatele softwaru, tak možná zjistíte, že

  • nabízené ERP moduly pro nákup nejsou v souladu s vašimi potřebami
  • především nadnárodní ERP systémy jsou pro vás cenově nepřijatelné
  • dodavatelé systému pro vás odmítají realizovat jakékoliv úpravy, nebo jsou tyto úpravy za přemrštěné ceny
  • obsluha těchto systémů není uživatelsky přívětivá, a tak nejsou akceptovány vašimi nákupčími a zvyšují se náklady na zavedení
  • zavádění těchto systémů je často doprovázeno nákladnými konzultacemi.

Alternativně můžete zavést jako doplněk vašeho ERP cloudové řešení SaaS (System as a Servis) od vývojářů, kteří se na digitalizaci nákupu specializovali.

SaaS výhody objasníme na příkladu systému Promitea firmy Apitea s.r.o., který byl vyvinut na základě následujících principů:

Kompletnost digitalizace

Promitea jako integrované řešení sestává z následujících modulů:

  • Total Spend Analysis pro nákladovou analýzu nákupní činnosti. Strukturuje a mapuje výchozí stav nákupu a identifikuje oblasti, ve kterých lze dosáhnout rychlých a účinných zlepšení („low hanging fruits“)
  • Catalog Purchase pro nákup standardních produktů jak nákupním oddělením, tak autorizovanými žadateli v ostatních odděleních s uživatelsky přívětivým workflow
  • e-Sourcing pro nákup klíčových produktů (leverage goods) manažery jednotlivých kategorií pomocí RFI, RFQ a elektronických aukcí
  • SRM (Supplier Reationship Management) pro výběr nejlepších dodavatelů a rozvoj vztahů s nimi
  • Purchase 2 Pay pro elektronický fulfillment od objednávky po fakturu

Zákazník má volbu kompletní implementace nebo libovolné kombinace těchto modulů. Je zřejmé, že nejvyšší účinnosti digitalizace nákupů lze dosáhnout společnou implementací všech modulů. V praxi se doporučuje postupné zavedení v individuálním pořadí pro daného zákazníka.

1. Koncentrace na to podstatné

Pareto princip platí i pro digitalizaci nákupu: pomocí nejdůležitějších 20 % všech možných workflow pokryjete cca 80 % všech podstatných funkcí nákupu. Cena zbývajících 20 % funkcí vás bude stát více než 80 % dodatečných nákladů.

Promitea se koncentruje právě na těch 20 % nejdůležitějších workflow s tím, že další funkcionalitu je možné doplnit kdykoliv dle skutečných potřeb.

Zavedení stoprocentní digitalizace je nákladné. Mezní užitek 80 % nedůležitých workflow je omezený. Doporučujeme tato workflow zavádět až poté, co vám ty nejatraktivnější funkce „vydělají“ na další kroky :-)

Kromě toho provozovatelé SaaS permanentně doplňují další funkce na základě svých zkušeností a přání zákazníků, které uceleně navazují na stávající workflow.

2. Akceptace digitalizace

Ze zkušenosti víme, že zavedení digitalizace nákupu naráží často na počáteční skepsi ze strany spolupracovníků v nákupu. Tento postoj pramení z nedůvěry vůči změnám. Co vám pomůže ten nejlepší systém, pokud je vnímán jako vetřelec bez zřejmého prospěchu!

Tyto potenciální averze překonáte snadněji, pokud

  • poskytnete vašim zaměstnancům výklad systému, jeho cílů a zajistíte potřebný trénink
  • nové řešení je logicky strukturované a snadno pochopitelné 
  • uživatelské rozhraní je přívětivé a intuitivní
  • systém výrazně usnadňuje práci nákupního oddělení

a poskytovatel zajistí rychlou podporu, pokud je zapotřebí. Alternativně se osvědčilo k zavedení nového systému vyčlenit motivované spolupracovníky, kteří své zkušenosti předají svým kolegům. Nejefektivnější konzultant je sympatický kolega :-)

3. Strukturální změna činností nákupu

Jak se projeví digitalizace v praxi nákupu? Výchozí stav lze charakterizovat následovně:

  • Manuální workflow způsobují neúměrné procesní náklady.
  • Manuální procesy svádějí k tomu, že jsou zaváděny pro jednorázové anebo zřídka potřebné nestandardní procesy, čímž se komplikuje jejich řízení.
  • „Nedostatek plánování produkuje provozní chaos“.

Při vývoji systému Promitea jsme postupovali diametrálně odlišně:

  • rozčlenění workflow na hlavní a vedlejší (viz bod 2).
  • konsekventní standardizace a normalizace hlavních workflow
  • definice potřebných kmenových dat a datových rozhraní
  • nastavení řídících parametrů digitalizovaných workflow

4. Proces zavádění systému

Výsledky výše zmíněných přístupů obsahuje Promitea v základním nastavení. Rozhodovací parametry se po odsouhlasení s vedením nákupu upraví podle potřeb zákazníka. Tímto způsobem se minimalizují náklady na nastavení systému. Systém může být zaveden v rekordním čase.

Spoluúčast zákazníka při zavádění systému se omezuje na

  • Převzetí kmenových dat ze stávajícího ERP systému zákazníka pomocí odsouhlasených rozhraní, popř. doplnění těchto dat z jiných zdrojů.
  • Nastavení rozhodovacích parametrů pro definovaná workflow.
  • Pilotní provoz a přejímka systému.

Pro zavádění modulů systému Promitea lze jmenovat – v závislosti od datové situace u zákazníka – následující orientační časové osy:

  • E-Sourcing a Total Spend Analysis: několik dnů
  • Catalog Purchase: několik týdnů v závislosti na organizaci žadatelů a schvalovatelů
  • SRM: projeví se až po několika měsících v závislosti na výměně informací mezi zadavatelem a jeho dodavateli

5. Operativní zlepšení versus strategické změny

Výše uvedené moduly jsou nástroje operativního charakteru, které zefektivňují nákup, i když někteří zastánci digitalizace nákupu je částečně povyšují na strategické.

Strategická opatření se v odborné literatuře týkají dalekosáhlých strukturálních změn, které obchodní organizaci zpřístupní nejen konkurenční výhody jako takové, ale zároveň změny trvalé, pro konkurenci dlouhodobě nedostupné. Příklady strategických změn:

  • Invention on demand
  • Make or buy
  • Vertikální integrace
  • Design to cost
  • Specializace versus modularizace
  • Strategické aliance
  • Fúze

Změny tohoto ražení jsou realizovány v týmech, ve kterých jsou kromě nákupu zastoupena i další oddělení jako marketink, R&D, výroba, logistika a controlling.

Operativní výsledky digitalizovaného nákupu podporují nepřímo i strategická rozhodnutí. Jednou ze styčných ploch skýtá SRM a jeho analytické poznatky o dodavatelském trhu. Efektivní operativa poskytuje dále finanční prostředky pro analýzu strategických řešení a uvolňuje kapacitu nákupního oddělení k permanentnímu hodnocení různých rozvojových alternativ.

Dr. František Bumba