Část 3 - Katalogový nákup
Pod označením “Katalogový nákup” (Procurement) se rozumí nákupní proces, který využívá katalogové údaje. Dnes je pořád ještě běžná praxe, že žadatel ve specializovaném oddělení vyplní žádanku (někdy stále ještě papírový formulář) a ten je předán do nákupu, kde je na základě požadavku vygenerována objednávka.
Ukážeme vám, jak lze katalogový nákup zjednodušit.
Tradiční postup vede k tomu, že je nákupní oddělení zatíženo úkoly, které nevyžadují speciální know-how nákupu, procesní náklady jsou podstatně vyšší než dosažené úspory, proces trvá dlouho, a to vede k nespokojenosti žadatele.
V této situaci je vhodné zavést katalogový nákup, který přesune tyto činnosti přímo k žadatelům do odborných oddělení. Všichni jsme ze svého privátního života zvyklí používat k nakupování e-shopy. Proto jsme tento postup nákupu přenesli do firemního světa a rozšířili jsme ho o pravidla běžná pro podnikání. Tak je katalogový nákup v našem systému snadný pro běžného uživatele internetu.
Schématické znázornění procesu:
Výchozí bod jsou katalogy, ze kterých žadatel vybere požadované položky tak, jako v e-shopu. Shromáždí je v nákupním košíku a připraví je k objednávce.
Zvolení vhodných katalogů však stále zůstává v kompetenci nákupu.
Pro každou skupinu (kategorii) položek je vybrán jeden nebo více schválených katalogů, ze kterých žadatelé smí objednávat. Jedná se o katalogy s domluvenými podmínkami a cenami, popř. rabatem.
Schválené katalogy jsou vybrány v soutěži, např. pomocí sourcingu.
S katalogovými dodavateli jsou uzavřeny smlouvy a jejich katalogy jsou nahrány do systému Promitea.
Každý žadatel dostane přístupy do těch katalogů, ze kterých má oprávnění položky objednávat.
Dodatečná alternativa: Pro vybrané skupiny zboží si můžete sestavit firemní katalog dle vašich potřeb. Může se skládat z položek, které jsou evidovány v systému ERP nebo mohou být nákupem doplněny z jiných zdrojů.
Rovněž je možný přístup k cizím katalogům. Jedná se o katalogy, které ovládají standardy OCI a Punch-out. Pro nepříliš časté vyhledávání položek typu C (okrajové položky) připravila Promitea přístup k nákupním tržištím jako Mercateo a Amazon Business.
Poté, co žadatel zvolí požadovanou položku(y), je nákupní košík předán do schvalování. Schvalování je vícestupňové. Zde je příklad, jak mohou být nastavena pravidla:
- nákupní hodnota do 50 Euro: systémem automaticky schváleno
- nákupní hodnota do 200 Euro: schvalováno schvalovatelem 1.stupně (např. vedoucí)
- nákupní hodnota > 200 Euro: schvalováno schvalovatelem 2. stupně atd.
Pro každého žadatele nebo jeho oddělení může být definován rozpočet, který nesmí být v určitém časovém období překročen. U každého schvalování je uvedeno, nakolik je rozpočet již vyčerpán.
Systém Promitea nabízí komplexní systém nastavení, který určuje nákupní oddělení.
Toto systémové uspořádání dovolí následující způsob činnosti:
- žadatel objedná jako v e-shopu
- nákupní košík je elektronicky schválen a je zkontrolována dostupnost rozpočtu
- celý proces nákupní oddělení nezatěžuje a je podstatně zkrácen
- na základě údajů v nákupním košíku je automaticky po schválení vygenerována objednávka
Objednávkou je zahájen proces plnění (Order to Pay, O2P). Tento proces může být proveden v ERP, pokud je tak ujednáno mezi nakupujícím a dodavateli.
Pokud to není ten případ, nabízí Promitea vlastní elektronický O2P postup na základě WebEDI.
Schématické znázornění jeho funkčnosti:
O2P na bázi WebEDI se hodí obzvláště pro menší dodavatele, kteří ještě nemají EDI zavedeno.
Jakých výsledků může být s katalogovým nákupem dosaženo?
Celofiremní zavedení sjednaných a pro žadatele závazných katalogů vede k úsporám nákladů za zboží v rozsahu 10 %. Těch je dosaženo tak, že veškeré objednávky vychází ze sjednaných položek. Tím se koncentruje objem nákupu na schválenou položku, který pak může být realizován za lepších podmínek.
Dodatečného klesání nákladů je dosaženo např. v logistice a nižších nákladech na údržbu, to se týká položek jako je PC, tiskárny, atd. (TCO)
Procentuálně vyjádřeno je dosaženo vyšších úspor v procesních nákladech. Pohybují se v rozsahu 50 – 80 %. Další výhodou je, že volná kapacita nákupního oddělení může být využita pro řešení strategických úkolů.
Shrnutí:
Používáním systému Promitea v těchto třech zásadních oblastech nákupu dochází rychle, hospodárně a bez rizika k podstatným úsporám.
Tím, že je položen základ pro digitální transformaci nákupů, se otevírá prostor pro další optimalizaci. Data získaná pomocí nahoře uvedených metod mohou posloužit k vylepšení nákupních nástrojů, tím dochází ke zdokonalování nákupního procesu a posílení role nákupu ve firmě.
Dr. František Bumba