Procurement


Procurement in Promitea konzentriert sich auf C-Artikel und indirekten Bedarf mit dem Ziel, Prozesskosten und die Beschaffungsdauer zu minimieren sowie die Artikelpreise zu senken.

Der unternehmensweite Einsatz von verhandelten und für die Bedarfsträger verbindlichen Katalogen führen zu Einsparungen in den Warenkosten in der Größenordnung von 10 %.

Zusätzliche Kostensenkungen werden z.B. in der Logistik und niedrigeren Wartungskosten erreicht, falls sie für Artikel wie PC, Drucker etc. anfallen (TCO).

Prozentuell gesehen viel höhere Einsparungen werden in den Prozesskosten erreicht. Sie bewegen sich in der Größenordnung von 50-80%. Ein weiterer Effekt besteht darin, dass die Kapazität der Einkaufsabteilung für die strategischen Aufgaben des Einkaufes frei wird.

Promitea Procurement in Overview

Kataloge

Der Ausganspunkt von Procurement bilden die Kataloge unterschiedlichster Produktkategorien. Promitea nutzt:

  • Vorhandene Kataloge, die in ERP des Kunden gepflegt werden
  • Lieferantenkataloge, die Promitea in unterschiedlichen Formaten von den Lieferanten hochlädt. Sie haben einfache csv-Formate oder Standardformate wie BMEcat
  • Kataloge der Lieferanten oder der Marktplätze, OCI und Punch Out nutzen
  • In Promitea aufgebaute Kataloge

Die Kunden haben in Promitea die Option, die leistungsstärksten Kataloge in Wettbewerb der Lieferanten der gleichen Kategorie z.B. mit Sourcing Methoden auszuwählen. Die Bezugspreise, ihre Aktualisierung und sonstiger Konditionen regeln die Verträge mit den Lieferanten.

Warenkorb

Promitea Procurement verlagert den Einkauf direkt zu den Bedarfsträgern. Sie erhalten den Zugang zu den autorisierten Katalogen und wählen die benötigten Artikel aus beziehungsweise bzw. stellen sie zu einem Warenkorb zusammen, wie sie es aus den eShop Systemen gewöhnt sind. 

Die Bedarfsträger dürfen lediglich Artikel aus den verwandelten Katalogen wählen. Damit kaufen sie lediglich die Artikel mit den besten Preisen und Konditionen ein. Zugleich wächst über das gesamte Unternehmen hinweg die Einkaufsmenge pro Artikel und damit auch der Trend, die Artikel mit den besten Preisen einzukaufen. Alleine diese Tatsache führt im Schnitt zu Einsparungen von durchschnittlich 10%.

Genehmigungen

Die einzelnen Artikel beziehungsweise Warenkörbe leitet der Procurement Workflow zu den Genehmigern, die die Ausführung der Bestellung freigeben. Promitea stellt dazu ein komplexes System von Regeln, die sicherstellen, das der Einkauf im Rahmen der Firmenrichtlinien und der Budgetgrenzen verläuft. 

Budgetierung

Promitea erlaubt die Definition von Budgets pro organisatorische Einheit des Kunden und die Kategorie der eingekauften Artikel. Die Verfügbarkeit das Budgets wird bei jedem genehmigten Einkauf aktualisiert und dem Genehmiger angezeigt. Das verhindert einen unkontrollierten Einkauf und stellt die Einhaltung der Budgetgrenzen sicher.

Fulfilment

Die freigegebenen Artikel bzw. Warenkörbe wandelt Promitea in formatierte Bestellungen. Der Bedarfsträger sendet sie:

  • zu dem ERP System, falls ERP das restliche Fulfilment inklusive der Rechnungsregulierung übernimmt
  • zu dem Promitea eigenen EDI-Abwicklungssystem

Das EDI System steht in zwei Alternativen zur Verfügung:

  • EDI Classic entsprechend der internationalen Normen wie zum Beispiel Edifact oder cXML für Lieferanten, die es ebenfalls diese Standards nutzen
  • WebEDI für kleinere Lieferanten ohne EDI System 

WebEDI übernimmt den kompletten Ablauf von der Bestellung bis zur Regulierung der Rechnung. Der Lieferant braucht dazu lediglich einen Browser.