Část 1 - Supplier Relationship Management (SRM)

SRM v systému Promitea optimalizuje pomocí digitální komunikace vztahy mezi nákupním oddělením a dodavateli. Cíl SRM je zahájení a rozvoj úzké a trvalé spolupráce mezi nákupem a dodavateli, která je přínosem pro obě strany.

SRM neupřednostňuje krátkodobý efekt, ale naopak rozvíjí vztahy dlouhodobě a podporuje strategické výhody všech zúčastněných stran. Obecně se intenzita spolupráce řídí podle relevance dodavatelů: strategickým dodavatelům je věnována větší pozornost a naopak. Díky digitalizaci SRM procesů je však uplatňován stejný přístup ke všem kategoriím dodavatelů.

Promitea nabízí k zavedení a rozvoji SRM následující funkce:

1. Registrace nových dodavatelů

Zainteresovaní dodavatelé se jednorázově zaregistrují na portálu Promitea, který je pro ně volně přístupný. Tato funkce je přístupná pro všechny dodavatele a pro nákup představuje zanedbatelné náklady.

Požadovaná registrační data jsou specifikována nákupem a dodavatel je vyplní v prohlížeči. Vedle základních údajů o dodavateli jsou to také informace vztahující se k přiřazené skupině položek a obchodní údaje, jako jsou

  • finanční a personální údaje (obrat, zisk před zdaněním, počet zaměstnanců)
  • certifikáty k dodávanému zboží
  • reference na trhu
  • jiná, nákupem určena hodnotící kritéria

Z registračních údajů Promitea automaticky vytvoří prvotní hodnocení dodavatelů (ISQ, Initial Supplier Qualification).

2. Kontinuální proces zlepšování kvality a spolehlivosti dodávek

Po uzavření ISQ se zahájí cyklický proces kvalifikování, hodnocení a rozvoje dodavatelů.

2.1. Schvalování dodavatelů

Schvalování dodavatelů je zahájeno zařazením dodavatelů do skupin, například:

  • strategičtí dodavatelé
  • schválení dodavatelé
  • neschválení dodavatelé

Pomocí ISQ kvalifikuje nákup všechny dodavatele. Škála hodnocení je volně nastavitelná.

Poznámka:

Do skupiny strategických dodavatelů je na základě zkušeností zařazeno asi 5 - 10 % dodavatelů, 20 - 40 % dodavatelů je schváleno a ostatní jsou předběžně zablokováni, zůstávají však v seznamu všech dodavatelů.

2.2. Permanentní hodnocení dodavatelů

Další krok SRM je periodické a podrobnější hodnocení schválených a strategických dodavatelů. Frekvenci hodnocení, jeho rozsah a podrobnosti specifikuje oddělení nákupu individuálně nebo společně např. pro dodavatele stejné kategorie.

Hodnotící údaje jsou rozděleny do segmentů hodnocení. Příklady segmentů hodnocení:

  • finanční údaje (obrat celkový/regionální, zisk před zdaněním, lhůta splatnosti faktur, …)
  • osobní údaje (rozděleny podle kvalifikace)
  • kvalita dodání (míra kazového zboží a jeho vrácení, náklady na opravu)
  • logistika (dodržení termínů a množství, schopnost elektronické výměny dat - EDI)

Toto jsou “hard facts”, která jsou do SRM automaticky převedena z informací poskytnutých dodavateli (finanční údaje) nebo z ERP dat nákupní organizace (kvalita, logistika).

Vedle těchto kvantifikovatelných údajů zohledňuje Promitea také “soft facts”, která jsou převážně získávána ze subjektivního hodnocení specializovaných oddělení nákupní organizace.

Příklady:

  • inovativnost dodavatelů
  • komunikační schopnosti
  • připravenost k individuálním úpravám

Všechny požadované hodnotící parametry nastaví nákup dle svých potřeb a dále je spravuje.

Hodnocení může být nastaveno pro:

 

  • skupinu položek/kategorii 

  • každou nakupovanou položku individuálně

Všechna hodnocení jsou dle váhy automaticky převedena do jednoho hodnotícího čísla pro každého dodavatele. Finální hodnota leží mezi 0 a 1 (1 je ideální ohodnoceni) a představuje základ pro přesnější kvalifikaci dodavatelů. Systém konsolidace je znázorněn na následujícím schématu:

Dodavatelé jsou hodnoceni dle potřeby ročně nebo v kratších časových intervalech. Výsledky hodnocení obdrží každý dodavatel – pokud to tak s ním bylo domluveno – v předem určeném termínu jako zprávu v elektronické podobě.

2.3. Rozvoj vztahů s dodavateli

Do rozvoje vztahů s dodavateli jsou zařazeni obvykle strategičtí dodavatelé a dle potřeby také schválení dodavatelé.

  • dohoda o cílech rozvoje
  • definice opatření k jejich dosažení

Cíle rozvoje jsou navrženy nákupem a odsouhlaseny společně s dodavateli. Dodavatel navrhne vhodná opatření k dosažení cílů a odsouhlasí je s nákupem.

Promitea podporuje rozvoj vztahů s dodavateli pomocí

  • identifikace dodavatelů, kteří jsou žádoucí pro rozvoj vztahů s dodavateli. 
  • elektronické výměny informací mezi nákupem a příslušným dodavatelem, dokumentace cílů a opatření k jejich dosažení.
  • permanentního monitorování plnění cílů a provádění jednotlivých opatření vč. elektronické výměny doprovodných dokumentů a informací o stavu a řízení.

SRM může být použito pro nákup všech typů položek (A, B, C) a pro všechny dodavatele. V plném rozsahu pro položky typu A, které jsou pro výrobu nezbytné, popř. jsou nakupovány ve velkém objemu. Často dochází k tomu, že je nákup těchto položek nasměrován na jediného dodavatele (single sourcing) nebo z důvodu zabezpečeni dodávek na 2 – 3 dodavatele. Kooperací s těmito dodavateli může dojít ke společnému rozvoji vztahů a k otevřené kalkulaci cen (open book), takže jsou eliminovány konkurenční nákupní metody.

Dr. František Bumba